Руководство Pmarca по личной продуктивности

Одно из моих самых любимых удовольствий — productivity porn.

Порнопродуктивность (или, для тех, кто действительно в курсе, «продуктивность pr0n») состоит из техник, тактик и приемов для максимизации личной продуктивности – или, как говорят, «доведения дел до конца».

Познакомившись с такими прекрасными поставщиками порно, как Мерлин Манн, Дэнни О’Брайен, Джина Трапани, Дэвид Аллен и Тим Феррис, я хотел бы отплатить им следующим: Руководством Pmarca по личной продуктивности.

Для меня описанные ниже методы работают вместе как единый набор, но для вас они, вероятно, не подойдут. Возможно, у вас возникнет одна или две идеи — вероятно, из идей, которые я украл у других людей. Если так, то я добился успеха.

И здесь мы идем:

• Начнем с интереса: не соблюдайте график.

Вы говорите, он сумасшедший!

Я совершенно серьезно. Если вам это удастся (а на многих структурированных должностях у вас это просто не получится), один только этот простой совет может существенно повлиять на производительность.

Под отказом от соблюдения расписания я имею в виду отказ от участия в собраниях, встречах или мероприятиях в любое установленное время в любой будущий день.

В результате вы всегда можете работать над тем, что является наиболее важным или интересным, в любое время.

Хотите потратить весь день на написание исследовательского отчета? Сделай это!

Хотите провести весь день за программированием? Сделай это!

Хотите провести весь день в кафе на улице, читая книгу о личной продуктивности? Сделай это!

Когда кто-то пишет по электронной почте или звонит и говорит: «Давайте встретимся во вторник в 3», подходящим ответом будет: «Я не веду расписания на 2007 год, поэтому не могу взять на себя это обязательство, но позвоните мне во вторник в 2:45, и если я буду свободен, я встречусь с тобой».

Или, если это важно, скажите: «Знаешь что, давай встретимся прямо сейчас».

Очевидно, что это работает только в том случае, если вам это сойдет с рук. Если у вас структурированная работа, структурированная рабочая среда или вы генеральный директор, это будет сложно осуществить.

Но если вы сможете это сделать, это действительно раскрепощает и приведет к гораздо более высокой производительности, чем любая другая тактика, которую вы можете попробовать.

Эта идея взята из замечательной книги под названием «Идеальный беспорядок», в которой объясняется, что несоблюдение графика стало ключом к успеху Арнольда Шварценеггера как кинозвезды, политика и бизнесмена за последние 20 лет.

Хотите встретиться с Арнольдом? Конечно, зайди. Он увидится с тобой, если сможет. Но сначала ты можешь позвонить. Извините, он не назначает встречи заранее.

В результате в течение 20 лет он мог свободно работать над тем, что является наиболее важным в его жизни, в любое время.

Те из вас, кто живет в Калифорнии, возможно, помнят, как, как только Арнольд решил баллотироваться на пост губернатора, он начал действовать и действовать, что привело к убедительной победе. В книге это отчасти объясняется тем, что его график был совершенно четким, и он мог тратить весь день, каждый день на свою новую политическую карьеру, не беспокоясь о отвлекающих факторах или обязательствах.

Если в какой-то момент вашей жизни вы вели относительно структурированный образ жизни (вероятно, из-за какой-то работы с регулярными рабочими часами, встречами и т. д.), вы будете знать, что нет ничего более освобождающего, чем смотреть на свой календарь и ничего не видеть. но свободное время на несколько недель вперед, чтобы поработать над самыми важными делами в любом порядке.

Это также дает вам лучшие шансы максимизировать поток, что является совершенно другой темой, но очень связанной с ней.

Я опробовал эту тактику в качестве эксперимента в 2007 году, и это подтвердят те из вас, кто писал мне по электронной почте с предложением собраться вместе или пойти на конференцию или встречу. И я настолько счастливее, даже не могу вам сказать. У меня появляется гораздо больше времени, чтобы сосредоточиться на действительно важных вещах — в моем случае, на двух моих компаниях, советах директоров некоммерческих организаций и моей любимой жене.

Еще одна замечательная особенность этой тактики заключается в том, что здесь не обязательно должно быть все или ничего: в моем календаре все еще прокрадывается немало вещей, от которых я действительно не могу избавиться. Но провести грань между «надо сделать» и «звучит интересно, но я не соблюдаю график» все же можно.

• Используете три и только три списка: список текущих дел, список наблюдений и список на будущее.

Чем больше вы увлекаетесь списками, тем это важнее.

В список дел попадает все, что вы «должны» сделать — обязательства, обязательства и вещи, которые нужно сделать. Единый список, возможно, сгруппированный по временным периодам (сегодня, на этой неделе, на следующей неделе, в следующем месяце).

В список наблюдения попадает все, что происходит в вашей жизни, за чем вам нужно следить, ждать, пока кто-то другой ответит вам, напомнить себе о нем в будущем или вспомнить иным образом.

В «Список на будущее» попадает все остальное — все, что вы, возможно, захотите сделать или сделаете, когда у вас будет время или вы захотите это сделать.

Если он не попадает ни в один из этих трех списков, он исчезает.

• Каждый вечер перед сном готовьте карточку размером 3x5 с коротким списком из 3–5 дел, которые вы сделаете на следующий день.

А затем, на следующий день, сделайте то же самое.

Перед сном я сажусь за стол, открываю свой список дел (который по давней привычке веду в структурном режиме Microsoft Word) и выбираю 3–5 дел, которые собираюсь сделать завтра. Я записываю все это на свежей карточке размером 3х5, кладу ее вместе с ключами и ложусь спать. Затем, на следующий день, я изо всех сил стараюсь сделать именно это. Если да, то это был успешный день.

Люди, которые пробовали множество порнографических методов повышения продуктивности, скажут вам, что это один из самых успешных методов, которые они когда-либо пробовали.

Как только вы войдете в привычку, вы начнете понимать, сколько дней у вас было, когда вы не могли сделать от 3 до 5 важных/значимых/значимых дел в течение дня.

• Затем в течение оставшейся части дня используйте обратную сторону карточки 3х5 в качестве списка дел, которые нужно выполнить.

Это ненастоящий список. И название не совсем соответствует действительности.

Вы делаете следующее: каждый раз, когда вы делаете что-то — что угодно — полезное в течение дня, записывайте это в свой список «анти-дел» на карточке.

Каждый раз, когда вы что-то делаете, вы записываете это и получаете тот небольшой прилив эндорфинов, который мышь получает каждый раз, когда нажимает кнопку в клетке и получает пищевую гранулу.

А затем, в конце дня, прежде чем готовить завтрашнюю карточку 3x5, взгляните на сегодняшнюю карточку и ее список анти-задач и удивитесь всему, что вы действительно сделали за день.

Затем порвите его и выбросьте.

Еще один день проведен хорошо и продуктивно.

Мне нравится этот метод: возможность, так сказать, поставить больше отметок на своем поясе достижений, записывая дела в свой список анти-задач по мере их выполнения в течение дня, заставляет меня чувствовать себя удивительно продуктивным и эффективным. Гораздо больше, чем если бы я просто делал эти вещи и не записывал их.

Плюс, вы знаете те дни, когда вы бегаете весь день, делаете что-то, разговариваете с людьми, звоните, отвечаете на электронные письма, заполняете документы, приходите домой, совершенно измотаны, и говорите себе: «Что?» черт возьми, я действительно закончил сегодня?»

В вашем списке «Анти-Тодо» есть ответ.

Кстати, для этого вам придется везде носить с собой ручку. Я рекомендую Fisher Space Pen. Он короткий и имеет форму пули, поэтому не ткнет вас в бедро, когда находится в кармане, он чудесно выполнен в стиле ретро, ​​он помог спасти миссию «Аполлон-11», и он пишет вверх ногами. Что не нравится?

• Структурированная прокрастинация.

Это отличный вариант.

Это взято прямо из гениального ума Джона Перри, профессора философии в Стэнфорде.

Обязательно прочитайте его оригинальное описание. Вы даже можете увидеть фотографию, на которой он тренируется прыгать на скакалке с водорослями на пляже, пока его ждет работа. Выдающийся.

Суть структурированной прокрастинации заключается в том, что вы никогда не должны бороться со склонностью к прокрастинации — вместо этого вы должны использовать ее в своих интересах, чтобы успеть сделать другие дела.

Обычно в течение дня вам приходится что-то делать, но вы не делаете, потому что откладываете дела на потом.

Пока вы откладываете дела на потом, вместо этого делайте много других дел.

Как говорит Джон: «Список задач, которые человек имеет в виду, будет упорядочен по важности. Задачи, которые кажутся наиболее срочными и важными, находятся сверху. Но есть и стоящие задачи, которые стоит выполнить ниже в списке. Выполнение этих задач становится способом не делать того, что находится выше в списке. При такой подходящей структуре задач прокрастинатор становится полезным гражданином. Действительно, прокрастинатор может даже приобрести, как и я, репутацию человека, который многое успевает».

Чтение эссе Джона было одним из самых глубоких моментов в моей жизни.

Например, я ненавижу звонить по телефону. Ненавидеть это. Люблю отправлять электронные письма, люблю видеть людей лицом к лицу (иногда), но ненавижу звонить по телефону.

Я могу сделать так много, избегая телефонного звонка, который мне нужно сделать, что я едва могу в это поверить.

Фактически, именно это и происходит прямо сейчас.

• Другая ключевая тактика, состоящая из двух слов: стратегическая некомпетентность.

Лучший способ убедиться, что вас больше никогда не попросят что-то сделать, — это по-королевски облажаться в первый раз, когда вас об этом попросят.

Или, еще лучше, просто скажите, что знаете, что вы все облажаетесь — сохраняйте сильный голос и ясный взгляд, и вы, вероятно, сорветесь с крючка.

Конечно, это предполагает, что есть другие, более важные вещи, в которых вы компетентны.

Которые, надеюсь, есть.

Организация пикника компании, отправка факсов или федеральных писем, переговоры со страховыми брокерами, письмо на простом английском языке... список вещей, в которых можно быть стратегически некомпетентным, почти бесконечен.

• Отправляйте электронную почту ровно два раза в день — скажем, один раз утром и один раз в конце рабочего дня.

Выделено полчаса или сколько угодно, но в остальном держите почтовый клиент закрытым и уведомления по электронной почте отключены.

Любой, кому нужно связаться с вами настолько срочно, что он не может ждать до конца дня или завтрашнего утра, может позвонить вам, или послать бегуна, или послать дымовые сигналы, или что-то еще.

Или, что более вероятно, найдите кого-то другого, кто сможет сделать все, что нужно.

(Если вы общаетесь со своим супругом или ключевыми членами семьи по электронной почте в течение дня, просто создайте для них отдельную учетную запись электронной почты и оставляйте ее открытой весь день, но держите свой основной адрес электронной почты закрытым. И никогда не сообщайте семейный адрес электронной почты. всем, кто некритичен, включая вашего босса.)

Отправляя электронную почту только два раза в день, вы станете гораздо продуктивнее в оставшуюся часть дня.

Проблема с электронной почтой заключается в том, что получение электронного письма вызывает тот же выброс эндорфина, о котором я упоминал выше, — тот, который получает мышь, когда она нажимает на кнопку в клетке и получает пищевой шарик.

Ответ на электронное письмо вызывает тот же удар.

Химическое вещество удовольствия попадает в неокортекс, и вы внутренне произносите «ааа» и чувствуете, что что-то сделали.

Итак, вы сидите и работаете с открытым почтовым клиентом, прерываете свою работу каждый раз, когда приходит электронное письмо, отвечаете на него, отправляете еще одно электронное письмо и чувствуете себя прекрасно в этот момент.

Но на самом деле вы разрываете свое время, прерываете поток и убиваете способность концентрироваться на чем-либо достаточно долго, чтобы выполнить по-настоящему качественную работу.

Это гораздо легче сказать, чем сделать. И это будет невозможно во время проектов, где большое количество обновлений в течение дня действительно важно — например, сбор денег или закрытие крупной сделки.

Что касается меня, я просто пытаюсь приступить к проверке электронной почты всего полдюжины раз в день.

• Когда вы обрабатываете электронную почту, делайте это следующим образом:

Во-первых, всегда заканчивайте каждый из двух ежедневных сеансов электронной почты с совершенно пустым почтовым ящиком.

Не знаю, как вам, но когда я знаю, что в моем почтовом ящике есть необработанные электронные письма, мне трудно сосредоточиться на других вещах.

Желание вернуться к электронной почте почти непреодолимо.

(Очевидно, у меня серьезная зависимость от эндорфинов.)

Во-вторых, при работе с электронной почтой либо отвечайте, либо сохраняйте каждое сообщение, пока не достигнете состояния благодати пустого почтового ящика.

Отсутствие соблюдения расписания здесь очень помогает, если вы можете это осуществить — вы можете ответить на множество сообщений словами: «Извините, я не соблюдаю расписание в 2007 году, я не могу взять на себя это обязательство. »

В-третьих, электронные письма, относящиеся к темам, которые являются текущими рабочими проектами или неотложными проблемами, попадают во временные подпапки папки под названием «Действие».

У вас должны быть только подпапки «Действия» для тех вещей, которые действительно важны прямо сейчас.

Эти подпапки затем используются, а сообщения в них обрабатываются, когда вы работаете над соответствующими проектами в обычном порядке вашего дня.

В-четвертых, помимо временных подпапок «Действия», сохраняйте только три постоянные папки электронной почты: «Ожидание», «Просмотр» и «Хранилище».

Сообщения электронной почты, с которыми, как вы знаете, вам придется иметь дело снова, например, электронные письма, в которых кто-то что-то передает вам, и вы хотите, чтобы вам напоминали о дальнейших действиях, если этот человек не доставит письмо, переходят в статус «Ожидание».

Электронные письма с темами, которые вы хотите прочитать подробно, когда у вас будет больше времени, перейдите в раздел «Обзор».

Все остальное попадает в Vault.

Время от времени просматривайте подпапки Action и сбрасывайте все, что сможете, в Vault.

(И сделайте то же самое с сообщениями в папке «Ожидание» — большинство вещей там вы больше никогда не просматриваете. На самом деле то же самое справедливо и для обзора.)

Вот и все.

Вам это может сойти с рук, потому что современные почтовые клиенты настолько хороши в поиске (ну, большинство из них — и вы всегда можете перейти на GMail), что не стоит пытаться раскладывать электронные письма по множеству разных папок.

Очевидно, вам могут потребоваться дополнительные постоянные папки для важных вещей, таких как контракты, электронные письма от вашего врача и т. д., но это исключения и не меняют вашу стандартную рабочую процедуру.

• Не отвечайте на телефон.

Отправьте его на голосовую почту, а затем каждые несколько часов проверяйте свою голосовую почту и группируйте обратные звонки.

Скажем, два раза в день.

Сотовые телефоны и семейные тарифные планы в наши дни настолько дешевы, что я думаю, что лучше всего иметь два мобильных телефона с разными номерами: один для ключевых членов семьи, ближайших друзей, начальника и нескольких коллег, а другой для всех. еще.

Ответьте на первый звонок, когда он зазвонит, но никогда не отвечайте на второй.

• Спрятачьтесь в IPod.

Один из лучших и простых способов избежать отвлекающих факторов на рабочем месте — надеть милые маленькие наушники-вкладыши для iPod (или любые другие наушники по вашему выбору).

Люди по какой-то причине чувствуют себя гораздо хуже, перебивая вас, если вы в наушниках, чем если вы их не носите.

Это здорово — в большинстве случаев люди подходят к вам, начинают что-то говорить, замечают наушники, извиняются (утрированными движениями рта) и уходят.

Это здорово: половину времени им на самом деле не нужно с вами разговаривать, а другую половину времени они могут отправить электронное письмо, которое вы сможете обработать в конце дня во время второй из двух ежедневных проверок электронной почты.

И вот что самое приятное: вам на самом деле не нужно ничего слушать.

Черт, вам даже не нужно подключать наушники ни к чему.

• Я не буду много говорить о раннем подъеме или позднем ложении спать или о чем-то еще, связанном с течением обычного дня, потому что все люди разные.

Лично я колеблюсь между полуночником (99% времени) и жаворонком (1% — я постараюсь довести этот показатель до 2%).

Но что важнее всего в определении того, будет ли у меня счастливый и удовлетворительный день, так это следующее: независимо от того, во сколько вы встаете, начните день с настоящего сидячего завтрака.

Это служит двум целям.

Во-первых, это подпитывает вас. Исследование за исследованием показывают, что завтрак — да, самый важный прием пищи за день. Очень важно правильно питать организм для повседневной деятельности, а также важно оставаться стройным или терять вес. (Люди, которые не завтракают, как правило, едят больше и хуже на обед.)

Во-вторых, это дает вам возможность спокойно, мирно собраться с мыслями и морально и эмоционально подготовиться к предстоящему дню.

Это работает независимо от того, делаете ли вы это с детьми и/или партнером или в одиночку.

Лично я считаю, что стоит приложить все усилия, чтобы лечь спать достаточно рано, чтобы вставать достаточно рано, чтобы каждое утро уделять завтраку 45 минут или час, если вы сможете это осуществить.

• Соглашайтесь на новые обязательства только тогда, когда и ваш разум, и ваше сердце скажут «да».

Это от великого Роберта Эванса.

Очень легко получить предложение сделать что-то — новый проект, некоммерческую деятельность, общественное мероприятие — и заставить ваш разум сказать «да», ваше сердце сказать «нет», а затем ваш рот скажет «да».

Следующее, что вы осознаете, — это то, что в вашем расписании завалены всевозможные дела, которые в тот момент казались хорошей идеей, но на самом деле вы не хотите этого делать.

И отвлечь вас от вещей, которые действительно важны.

И сделать тебя злым, ожесточенным, угрюмым и враждебным.

(Ой, подождите, я проецирую.)

По моему опыту, требуется время, чтобы увидеть разницу между тем, что ваш разум говорит «да», и вашим сердцем, говорящим «да».

Я думаю, что ключ в том, действительно ли вы в восторге от этого.

Если вы испытываете небольшой всплеск адреналина (в хорошем смысле), когда думаете об этом, значит, ваше сердце говорит «да».

Следствием, конечно, является то, что когда ваша голова говорит «нет», а сердце говорит «да», ваш рот обычно тоже должен говорить «да» :-).

Но не тогда, когда твоя голова говорит «да», а сердце говорит «нет».

• Делайте то, что вам нравится.

Как вы, вероятно, уже пришли к выводу, большинство тактик, описанных в этом посте, подразумевают сохранение как можно большей свободы для реализации своих основных интересов и мечтаний.

Если вы большую часть времени не занимаетесь тем, что любите, и у вас есть какая-то личная свобода и гибкость, пришло время перемен.

И это не означает то, что вы любите делать в теории, а, скорее, то, что вам нравится делать на практике.

Вот и все.